Este procedimiento es llevado a cabo para suspender, vencimiento, retirar, reducir o aumentar el alcance en una certificación.
POLITICA-ALCANCE
Buro para la Excelencia en Procesos de Calidad S. de R.L.MI suspenderá, retirará o reducirá el alcance de la certificación una vez que las circunstancias y hechos acontecidos en la organización certificada y notificados por el auditor líder el organismo de certificación, hayan sido revisadas en conjunto con el comité. Cuando se trate de retiro o cancelación, Buro para la excelencia en procesos de calidad S. de R.L.MI, notificará al cliente dicha conclusión registrándose en el sitio web www.ibcert.mx, sellado el certificado con la leyenda "suspendido” o “cancelado" cuando así aplique, manifestando el estatus en el listado de clientes. En caso de reducción de alcance el cliente deberá de solicitar un nuevo certificado. En el caso de la suspensión esta no debe de exceder de 6 meses, después de esto Buro para la excelencia en procesos de calidad S. de R.L.MI define las acciones a seguir y que serán notificadas al cliente.
Manual De Procedimientos
Unidad Emisora: IBC
Titulo: Procedimiento para suspender, vencimiento, retirar, reducir o aumentar el alcance de la certificación
1.0
OBJETIVO
1.1 Definir los lineamiento y criterios para suspender, retirar o reducir el alcance de una certificación o no otorgarla.
2.0
ALCANCE
2.1 Directores 2.2 Auditores 2.3 Administración, Ventas & Formación 2.4 Coordinación de Supervisión y Evaluación Técnica 2.5 Mercadotecnia
3.0
DEFINICIONES
3.1 AGA: Plataforma electrónica para administrar servicios de auditoría cuyo acrónimo significa “Administración y Gestión de Auditorias” 3.2 Comité: Personas de reputación que forman un órgano de revisión 3.3 IBC: International Body Certtification 3.4 OC: Organismo de certificación 3.5 RD: Representante de la Dirección 3.6 Reducir el alcance: Es el acto de cambiar el alcance de una certificación, solo para los procesos que cumplen los criterios para la certificación o su mantenimiento. 3.7 Retirar la certificación: Es el acto de cancelar la certificación a una organización por parte del OC. 3.8 Suspender: Detención e interrupción del desarrollo de una certificación durante un tiempo o indefinidamente. 3.9 SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
4.0
REFERENCIAS
4.1 Manual de calidad MC – IBC 9.6 4.2 Procedimiento de programación de auditorías P-IBC-08 y p-ibc-108 4.3 Procedimiento de auditoría de tercería P-IBC-09 4.4 Procedimiento de comunicación P-IBC-13 4.5 Procedimiento de toma de decisión de certificación P-IBC-19 4.6 Política de suspensión, retiro o reducción de alcance POL-IBC-02 4.7 Proceso de supervisión técnica PROC-IBC-13 4.8 Proceso de evaluación técnica PROC-IBC-14 4.9 Procedimiento de toma de decisión de certificación P-IBC-19 4.10 Procedimiento para auditorias especiales P-IBC-19 4.11 AS 9104 – 1A 4.12 AS 9101G 4.13 Ver IAF MD en el sitio web de IAF
5.0
RESPONSABILIDADES
5.1 Es responsabilidad de: 5.1.1 Administración, Ventas & Formación: 5.1.1.1 Modificar los certificados. 5.1.1.2 Mantener contacto con el cliente para firma de contratos, logística de las auditorias, entre otras cosas. 5.1.2 Coordinación de Supervisión de Evaluación Técnica: 5.1.2.1 Cumplir con las conclusiones de equipo auditor el OC y cuando aplique el Comité respecto a la suspensión, reducción de alcance y retiro de una certificación. 5.1.2.2 Notificar a la organización la conclusión. 5.1.2.3 Informar al cliente cuando no ha cumplido con los acuerdos a los que se lleguen antes de tomar acciones. 5.1.2.4 Seguimiento de acciones correctivas en los plazos requeridos y mantener contacto con el cliente de su respectivo seguimiento. 5.1.3 Mercadotecnia: 5.1.3.1 Dar seguimiento para completar la carpeta de auditoría o expediente. 5.1.3.2 Mantener el resguardo de información. 5.1.4 Auditor Líder y Equipo auditor: 5.1.4.1 Realizar la recomendación que corresponda y notificar a la organización auditada. 5.1.4.2 Realizar el plan de acciones correctivas y notificar al cliente. 5.1.4.3 Revisar las acciones correctivas de auditorías previas. 5.1.5 Dirección: 5.1.5.1 Aprobar las conclusiones referentes a suspender, retirar o reducir el alcance de una certificación. 5.1.5.2 Notificar al comité los casos de suspensión y retiro.
6.0
PROCEDIMIENTO
6.1 TI y programación de auditorías: 6.1.1 Recibe los documentos de auditoria por parte del auditor líder y de ahí las conclusiones 6.1.2 Notifica a la Dirección los casos relativos suspensión, retiro o cancelación y reducción de alcance. 6.1.3 Recibe cuando aplica los casos de certificación, recertificación y/o reducción de alcance o aumento del alcance.
6.2 Dirección y/o supervisión técnica: 6.2.1 Revisa la información relativa a la organización auditada incluyendo su desempeño mediante las carpetas de auditoria y el sistema AGA 6.2.2 Cuando aplique realiza reuniones con los equipos auditores para conocer los hechos de propia voz, verificar el informe y los hallazgos que cuales puedan estar mal redactados, o con dudas respecto a su calificación, esto facilitara la toma de decisión de certificación. 6.2.3 Durante el tiempo de auditoria se pueden dar diferentes casos: 6.2.3.1 Para suspender la certificación considera los siguientes criterios: - El sistema de gestión certificado del cliente ha dejado de cumplir de forma persistente o grave los requisitos de la certificación, incluidos los requisitos relativos a la eficiencia del sistema de gestión; - El cliente certificado no permite la realización de las auditorias de seguimiento o de renovación de la certificación de acuerdo con la periodicidad requerida; o no envía solicitud de prorroga o dicha prorroga no es aceptada por el OC ya que los motivos no justifican dicha prorroga que máximo puede ser de 6 meses lo cual implica una suspensión del certificado. - La organización certificada ha pedido voluntariamente una suspensión o su cancelación. - No cumple con realizar las acciones correctivas derivadas de las auditorias o cuando el OC indica la necesidad de realizar auditorías de corto plazo, auditorias de no conformidades. - Incumple con los contratos establecidos y el convenio de su logotipo y marca y hace caso omiso a las notificaciones del OC para este caso. - No sufraga los servicios de auditoría. Para AQMS: - Cuando una organización no logra restablecer la conformidad dentro de los 90 días a partir de la fecha en que se emitió la no conformidad; o - Cuando una queja ética (por ejemplo, un código de conducta) o una disconformidad relacionada con la ética ha sido corroborada con evidencia objetiva de respaldo. NOTA: Ver requisitos de gestión de no conformidades se identifican en 9101
6.3 NOTA: Si existe alguna duda consulte la política de suspensión, retiro o reducción del alcance POL-IBC-02 6.3.1.1 Para lo anterior se registra en el expediente de la organización la suspensión y las razones de esta, se le notifica al área de administración y coordinación de auditorías para: 6.3.1.2 Modificar su estatus en el expediente, página web y en el AGA 6.3.1.3 Enviar una carta al cliente y sellar el certificado como suspendido 6.3.1.4 En caso de suspensión se le recuerda al cliente que acepto el convenio de uso de logotipo y marca por lo que no podrá ostentar la certificación y deberá de retirar la información donde indique que está certificado ver MC. 6.3.1.5 Cuando se trate de cancelación o retiro la información revisada por el OC es validada por el Comité, de tal manera que se realiza lo acordado por las conclusiones ordenadas por los anteriores mencionados, por lo que se realiza lo indicado en 6.2.4, si una organización dura más de 6 meses suspendida se le notifica al cliente que se cancelará su certificado, pero antes de cumplido el plazo se le hace saber lo que sucede si excede de 6 meses. 6.3.1.6 La decisión de retiro, suspensión o reducción del alcance recae en IBC, es decir, en la Dirección, o RD, apoyada por el Comité, por lo que IBC y su Dirección son los responsables de dichas decisiones. 6.3.1.7 Las notificaciones al cliente se realizan de acuerdo con el procedimiento de comunicación P-IBC-13 6.3.2 Se aplican las siguientes situaciones de recertificación AQMS: 6.3.2.1 Si la decisión de recertificación no se completa antes de la fecha de vencimiento de la certificación, el certificado vencerá 6.3.2.2 Si las actividades de recertificación han comenzado (es decir, ha comenzado la actividad de auditoría en el sitio o remota), la decisión de certificación se completará dentro de los seis meses posteriores al vencimiento del certificado y el certificado se puede restaurar. 6.3.2.3 Si la auditoria no ha comenzado antes de la fecha de vencimiento del certificado, la certificación vencerá y la organización será tratada como una nueva solicitud de certificación. 6.3.2.4 El OC actualiza la base de datos OASIS, por parte del equipo auditor y corroborado por el coordinador y/o supervisión técnica dentro de los 14 días posteriores a la decisión de suspender o retirar un certificado AQMS. 6.3.3 Quejas y proceso de retroalimentación en la base de datos del sistema de información de proveedores aeroespaciales en línea. 6.3.3.1 El OC gestiona y resuelve las quejas o problemas comunicados a través del proceso de retroalimentación de la base de datos de OASIS y garantiza por parte de coordinación de auditorías: a) Esa retroalimentación se revisa y se proporciona una respuesta por parte supervisión y evaluación técnica, cuando se solicita, dentro de los 30 días posteriores a la recepción. b) Cuando los comentarios se basan en una queja sobre una organización certificada, el OC iniciar su proceso de resolución de quejas ver procedimiento de comunicación P-IBC-13. Si el OC determina con poca antelación que es necesaria una auditoría especial para investigar y resolver la queja, esta auditoría se llevará a cabo dentro de los 90 días posteriores a la recepción de la queja. c) Cuando la retroalimentación se basa en una queja sobre nuestro OC, el OC inicia su proceso interno de quejas ver P-IBC-12 e informar sobre los resultados al denunciante dentro de los 60 días a partir de la fecha de la queja. d) Que las quejas relacionadas con los requisitos de aplicación del esquema ICOP que no puedan ser resueltas por el OC se remitan al AB. 6.3.3.2 El OC responde formalmente en la base de datos OASIS a las acciones que se originen de las actividades de evaluación de supervisión 9104/2. 6.3.4 Además de los requisitos de ISO/IEC 17021-1, IBC identifica e incorpora información y requisitos apropiados del esquema ICOP en sus procesos. 6.3.5 Cancelación de la certificación: 6.3.5.1 El cliente ya no desea estar certificado. 6.3.5.2 El cliente no realiza sus seguimientos y no cumple con el tiempo limite de suspensión que es de 180 días 6.3.5.3 No se realiza los planes de acción. 6.3.5.4 Incumple con el acuerdo de uso de logotipo y marca y/o con el contrato. 6.3.5.5 Ha dejado de cumplir con la norma y con sus documentos del sistema. 6.3.5.6 En otros aspectos. 6.3.5.7 En el caso de cancelación se le notifica al cliente por parte de IBC por escrito y se sella el certificado en caso de no poder hacer esto no publica que ya no cuenta con la certificación. 6.3.5.8 Para AQMS ver lo escrito en azul 6.3.6 Para la reactivación o restablecimiento de la certificación: 6.3.6.1 Se realiza cuando las condiciones han cambiado debido a una reducción en el alcance del sistema de la organización, cumplimiento de las acciones correctivas y/o de los acuerdos establecidos o la realización de una auditoria de no conformidades: 6.3.6.2 Se toma la decisión en base al procedimiento de P-IBC-19. Se restablece la certificación bajo las condiciones modificadas. 6.3.6.3 Se modifica el expediente de la organización y la información del sistema AGA. 6.3.6.4 Se otorga un certificado. 6.3.6.5 Se informa a la organización por cualquier medio. 6.3.6.6 Hay que recordar que cualquier reducción del alcance o restablecimiento de la certificación debe de estar en línea con los requisitos de la norma contra la cual se audita. 6.3.6.7 Cuando las condiciones han cambiado IBC restablece el certificado para ello: 6.3.6.8 EL auditor líder verifica que las condiciones son las adecuadas. 6.3.6.9 Se notifica a la administración para modificar los expedientes de la organización y actualizar los listados y la página web. 6.3.6.10 Se elabora un nuevo certificado y se entrega.
6.4 Renovaciones 6.4.1 Si IBC no ha completado la auditoria de renovación o n puede verificar la implementación de las correcciones y acciones correctivas para cualquier NC mayor antes de la fecha de expiración de la certificación, entonces no se recomienda la renovación de la certificación y no se debe de extender la validez de la certificación. Por lo que se informa al cliente y se informa las consecuencias esto mediante el procedimiento de comunicación con el cliente P-IBC-13
6.5 Reducción o aumento de alcance: 6.5.1 Existen dos formas para la reducción o aumento del alcance de la certificación, uno es cuando la empresa lo solicita mediante una solicitud de servicio y esta es revisada y aprobada. 6.5.2 En caso de una reducción esta pueda dar no solo a solicitud del cliente si no cuando el OC debe de reducir el alcance de la certificación para excluir las partes que no cumplen con los requisitos, es decir cuando el cliente ha dejado de cumplir en forma persistente o grava los requisitos de la certificación para esas partes del alcance de la certificación. 6.5.3 Lo anterior se determina durante la auditoria y es registrado en el informe de auditoría y comunicado al cliente durante la junta de cierre. 6.5.4 Durante las etapas de revisión técnica y supervisión, así como en la toma de decisión se define la conclusión tomada respecto a el aumento o reducción de alcance ver proceso de supervisión técnica PROC-IBC-13 y el proceso de evaluación técnica PROC-IBC-14.
6.6 Toda decisión de certificación es registrada en el formato F-IBC-13 de toma de decisión de certificación y ser mantiene en el expediente de certificación y en el AGA para AQMS se registra en base de datos de OASIS.
7.0
REGISTROS DE CALIDAD
7.1 Expediente de auditorias
7.2 Visita previa F-IBC-30
7.3 Plan de auditoria F-IBC-40
7.4 Informe de auditoría F-IBC-24
7.5 Solicitud de preparación de auditorías F-IBC-19
7.6 Plan de acciones F-IBC-25
7.7 F-IBC-36 toma de decisión de certificación
7.8 Carta de prorroga
7.9 Expediente físico de cada empresa y electrónico en el sistema AGA
