Este procedimiento es llevado acabo para otorgar, rechasar, suspender, restaurar, retirar o ampliar el alcance de la certificación.
POLITICA-ALCANCE
Políca de suspensión, Retiro o reducción del alcance.
Política de suspensión, retiro o reducción del alcance Buro para la excelencia en procesos de calidad S. de RL MI suspenderá, retirará o reducirá el alcance de la certificación una vez que las circunstancias y hechos acontecidos en la organización certificada y notificados por el auditor líder el organismo de certificación, hayan sido revisadas en conjunto por el Comité. Cuando se trate de retiro o cancelación, Buro para la excelencia en procesos de calidad S. de RLMI, notificará al cliente dicha conclusión registrándose en el sitio web www.ibcert.mx, sellado el certificado con la leyenda "suspendido, o cancelado" cuando así aplique, manifestando el estatus en el listado de clientes y en caso de reducción de alcance el cliente deberá de solicitar un nuevo certificado, en el caso de la suspensión esta no debe de exceder de 6 meses, después de esto Buro para la excelencia en procesos de calidad S. de RLMI define las acciones a seguir y que seán notificadas al cliente.
Manual De Procedimientos
Unidad Emisora: IBC
Titulo: Procedimiento Para Suspender, Retirar Ampliar O Reducir El Alcance De La Certificación.
1.0
OBJETIVO
1.1 Definir los lineamientos y criterios para suspender o reducir el alcace de una certificación o no otorgarla
2.0
ALCANCE
2.1 Director
2.2 Auditores
2.3 Administración y coordinación de auditorias
3.0
DEFINICIONES
3.1 IBC: International Body Certification
3.2 OC: Organismo De Certificación
3.3 SGC: Sistema De Gestión De Calidad
3.4 RD: Representante De La Direccíon
3.5 Comité: Personas de reputación que forman un órgano de revisión
3.6 Suspender: Detención o interrupción del desarrollo de una certificacióndeurante un tiempo o indefinidamente
3.7 Reducir el alcance: Es el acto de cambiar de alcance de una organización, solo para los procesos que cumplen los criterios para la certificación o su mantenimiento
3.8 Retirar la certificación: Es el acto de cancelar la certificación a una organización por parte del OC
4.0
REFERENCIAS
4.1 Manual de Calidad MC-IBC 9.6
4.2 Procedimiento de programación de auditorías P-IBC-08
4.3 Procedimiento de auditoría de tercería P-IBC-09
4.4 Procedimiento de comunicación P-IBC-13
4.5 Procedimiento de toma de decisión de certificación P-IBC-19
4.6 Política de suspensión, retiro o reducción del alcance POL-IBC-02
4.7 Proceso de supervisión técnica PROC-IBC-13
4.8 Proceso de evaluación técnica PROC-IBC-14
5.0
RESPONSABILIDADES
5.1 Es responsabilidad de:
5.1.1 Administración y coordinación de auditorías:
5.1.1.1 Cumplir con las conclusiones del equipo auditor el OC y cuando aplique el comité respecto a la suspensión, reduccion de alcance y retiro de una certificacíon
5.1.1.2 Notificar a la organización la conclusión
5.1.1.3 Modificar los certificados
5.1.1.4 Dar seguimiento para completar la carpeta de auditoria
5.1.1.5 Mantener el Resguardo de la información
5.1.1.6 Mantener contacto con el cliente para firma de contratos, logística de las auditorías entre otras cosas
5.1.2 Auditor Lider y Equipo Auditor:
5.1.2.1 Realizar la recomendacion que corresponada y notificar a la organización auditada
5.1.2.2 Revisar el plan de acciones correctivas y notificar al cliente
5.1.2.3 Revisar las acciones correctivas de auditorías previas
5.1.2.4 Mantener contacto con el cliente
5.1.3 Dirección:
5.1.3.1 Notificar y llevar acabo las conclusiones referentes a suspender, retirar o reducir el alcance de una certificación
5.1.3.2 Notificar al comite los casos de suspensión y retiro
5.1.3.3 Informar al cliente cuando no ha cumplido con los acuerdos a los que se lleguen antes de tomar acciones
6.0
PROCEDIMIENTO
6.1 Administración y Coordinación de auditorías:
6.1.1 Recibe los documentos de auditoria por parte del auditor líder y de ahí las conclusiones
6.1.2 Notifica a la Dirección los casos relativos suspensión, retiro o cancelación y reducción del alcance
6.1.3 Recibe cuando aplica los casos de certificación, recertificación y/o reducción de alcance o aumento del alcance.
6.2 Dirección y/o representante de la Dirección y/o supervisión técnica:
6.2.1 Revisa la información relativa a la organización auditada incluyendo su desempeño mediante las carpetas de auditoria y el sistema SAS y/o AGA
6.2.2 Cuando aplique realiza reuniones con los equipos auditores para conocer los hechos de propia voz, verificar el informe y los hallazgos que cuales puedan estar mal redactados, o con dudas respecto a su calificación, esto facilitara la toma de decisión de certificación..
6.2.3 Durante el tiempo de auditoria se pueden dar diferentes casos:
6.2.3.1 Para suspender la certificación considera los siguientes criterios:
- El sistema de gestión certificado del cliente ha dejado de cumplir de forma persistente o grave los requisitos de la certificación, incluidos los requisitos relativos a la eficacia del sistema de gestión
-El cliente certificado no permite la realización de las auditorias de seguimiento o de renovación de la certificación de acuerdo con la periodicidad requerida; o no envia solicitud de prórroga o dicha prórroga no es aceptada por el OC ya que los motivos no justifican dicha prórroga que máximo puede ser de 6 meses lo cual implica una suspensión del certificado
-La organización certifcada ha pedido voluntariamente a una suspensión o su cancelación
-No cumple con realizar las acciones correctivas derivadas de las auditorias o cuando el OC indique la necesidad de realizar auditorías de corto plazo, auditorías de no conformidades
-Incumple con los contratos establecidos y el conveenio de su logotipo y marca, y hace caso omiso a las notificaciones del OC para este caso
-No sufraga los servicios de auditoría
6.3 NOTA: Si existe alguna duda consulte la política de suspensión, retiro o reducciín del alcance POL-IBC-02
6.3.1.1 Para lo anterior se registra en el expediente de la organización la suspensión y las razones de la misma, se le notifica al área de administración y coordinación de auditorías para:
6.3.1.2 Modifica su estatus en el expediente, pagina web y en el SAS y/o AGA
6.3.1.3 Enviar una carta al cliente y sellar el certificado como suspendido
6.3.1.4 En caso de suspensión se le recuerda al cliente que acepto el convenio de usi de logotipo y marca por lo que no podrá ostentar la certifciación y debera de retirar la información donde indique que está certificado, ver MC
6.3.1.5 Cuando se trate de cancelación o retiro la información revisada por el OC es valida por el Comité, de tal manera que se realiza lo acordado por las conclusiones ordenadas por los anteriores mencionadoes, por lo que realiza en el punto 6.2.4, si una organización dura más de 6 meses suspendida se le notifica al cliente que se cancelará su certificado pero antes de cumplido el plazo se le hace saber lo que sucede si excede de 6 meses
6.3.1.6 La decisión de retiro, suspensión o reducción del alcance recae en IBC, es decir, en la dirección, o RD, apoyada por el comité, por lo que IBC y su dirección son los responsables de dichas decisiones
6.3.1.7 Las notificaciones al cliente se realizan de acuerdo al procedimiento de comunicación P-IBC-13
6.3.2 Para la reactivación o restablecimiento de la certificación:
6.3.2.1 Se realiza cuando las condiciones han cambiado debido a una reducción en el alcance del sistema de la organización, cumplimiento de las acciones correctivas y/o de los acuerdos establecidos o la realización de una auditoria de no conformidades:
6.3.2.2 Se toma la decisión en base al procedimiento de P-IBC-19. Se restable la certificación bajo las condiciones modificadas
6.3.2.3 Se modifica el expediente de la organización y la información del sistema SAS y/o AGA
6.3.2.4 Se otorga un certificado.
6.3.2.5 Se informa a la organización por cualquier medio.
6.3.2.6 Hay que recordar que cualquier reducción del alcance o restablecimiento de la certificación debe de estar en línea con los requisitos de la norma contra la cual se audita
6.3.2.7 Cuando las condiciones han cambiado IBC restablece el certificado para ello:
6.3.2.8 El auditor líder verifica que las condiciones son las adecuadas.
6.3.2.9 Se notifica a administración para modificar los expedientes de la organización y actualizar los listados y la página web.
6.3.2.10 Se elabora un nuevo certificado y se entrega
6.4 Renovaciones:
6.4.1 Si IBC no ha completado la auditoria de renovación o no puede verificar la implementación de las correcciones y acciones correctivas para cualquier NC mayor antes de la fecha de expiración de la certificación, entonces no se recomienda la renovación de la certificación y no se debe de extender la validez de la certificación. Por lo que se informa al cliente y se informa las consecuencias esto mediante el procedimiento de comunicación con el cliente P-IBC-13
6.5 Reducción o aumento de alcance:
6.5.1 Existen dos formas para la reducción o aumento del alcance de la certificación, uno es cuando la empresa lo solicita mediante una solicitud de servicio y esta es revisada y aprobada.
6.5.2 En el caso de la reducción esta se pueda dar no solo a solicitud del cliente si no cuando el OC debe de reducir el alcance de la certificación para excluir las partes que no cumplen con los requisitos, es decir cuando el cliente ha dejado de cumplir en forma persistente o grava los requisitos de la certificación para esas partes del alcance de la certificación.
6.5.3 Lo anterior se determina durante la auditoria y es registrado en el informe de auditoría y comunicado al cliente durante la junta de cierre.
6.5.4 Durante las etapas de revisión técnica y supervisión, así como en el de toma de decisión se define la conclusión tomada respecto a el aumento o reducción de alcance ver proceso de supervisión técnica PROC-IBC-13 y el proceso de evaluación técnica PROC-IBC-14.
6.6 Toda decisión de certificación es registrada en el formato F-IBC-36 de toma de decisión de certificación y se mantiene en el expediente de certificación y en el SAS.
7.0
REGISTROS DE CALIDAD
7.1 Expediente de auditorías
7.2 Visita previa F-IBC-30
7.3 Plan de auditoría F-IBC-40
7.4 Informe de auditoría F-IBC-24
7.5 Registros del sistema SAS
7.6 Solicitud de preparación de auditorías F-IBC-19
